Соҳибкунанда дар асоси фаҳмиши худ дар бораи талаботи дар RFP зикршуда пешниҳод хоҳад кард ва дархостҳои рақобатпазир барои тавлид кардани интихоби фурӯшандаи ғолиб ё феҳристи кӯтоҳтари фурӯшандаҳо, ки пас аз анҷоми нишаст ба ширкат .
Муайян кардани дархост барои ҳуҷҷати пешниҳодшуда
Ҳуҷҷати RFP барои дарёфти як фурӯшанда, ки метавонад талаботи тиҷорати мизоҷро иҷро кунад, муҳим аст. Агар ҳуҷҷат хато бошад, ё бо талаффузи ногузир, талаботҳои нокифоя ё талаботҳои беасосро дар фурӯшанда , пас раванди RFP ба дархостҳои нопурра ё дар баъзе мавридҳо, ҳеҷ гуна дархостҳоро пешниҳод намекунад. Соҳибон талабот надоранд, ки ҳар як РИО-ро қабул кунанд ва ҳатто агар онҳо тавонанд талаботи RFPро иҷро кунанд, онҳо наметавонанд қобилияти расонидани талаботро дар мӯди саривақт дошта бошанд. Баъдтар баъзан пайдо мешавад, ки муштарӣ RFP ба ширкатҳои хурдтаре, ки метавонанд дар соҳаи худ пешвоёни худро фиристонанд, вале имкону захираҳоро барои иҷрои талаботҳои муштарӣ надоранд, пайдо мекунанд.
Ҳар як РСР дар асоси талаботе, ки муайян карда шудаанд ва эҳтиёҷоти мушаххаси фармоишгар фарқ мекунанд. Ҳатто дар дохили як ширкат, ҳуҷҷати RFP метавонад вобаста ба талаботи аввалин дар ҳуҷҷат фарқ кунад. Барои баъзе RFP-ҳо, тамаркузи он метавонад ба нарх бошад, дар ҳоле ки дигарон метавонанд дар вақти бордорӣ ё талаботҳои сифатии маҳсулоте, ки заруранд, диққат диҳанд.
Хусусиятҳои алоҳидаи ҳуҷҷати RFP
Баъзе хусусиятҳои ҳуҷҷати RFP, ки талаб карда мешаванд, вуҷуд доранд. Масалан, ҳар як РРР бояд санаи махсус ва вақтеро дошта бошад, ки дар он мизоҷ ҳамаи таъминкунандагони эҳтимолиро барои пешниҳоди дархост пешниҳод намояд. Агар дархостҳо пас аз санаи пешниҳодшуда пешниҳод карда шаванд, онҳо бояд партофта шаванд. Агар фурӯшанда дар вақти пешниҳод кардани тендер пешниҳод карда натавонад, ин метавонад масъалаи ташкили эҳтимолиятро дар бар гирад.
Бо вуҷуди ин, фармоишгар бояд ба мӯҳлатҳои кофӣ барои пешниҳоди дархост пешниҳод намояд. Агар талаботҳо махсусан мураккаб бошанд, фурӯшандагон метавонанд ба дастаи гурӯҳи мусбӣ барои вайрон кардани талаботҳо ба минтақаҳое, ки метавонанд фаҳманд ва сипас ба тендер ҷамъ шаванд. Агар мўҳлате, ки дар RFP муайян карда шудааст, хеле кӯтоҳ аст, ҷавобҳо метавонанд зудтар шаванд ва фурӯшандагон метавонанд дар қолаби лоиҳа назар ба пурра фаҳманд. Ин ба дархостҳои нодуруст ва раванди решакан кардани RFP оварда мерасонад.
Ҳуҷҷати RFP бояд равандро нишон диҳад, агар фурӯшандагон дар бораи талаботи дар RFP зикршуда саволҳои иловагӣ дошта бошанд. Соҳибон бояд ба муштарӣ занг зананд, зеро ин метавонад ба як фурӯшанда маълумоти иловагӣ дода шавад, ки ба онҳо имконияти рақобатпазирро медиҳад.
Беҳтар аст, ки занги конфронсро ташкил кунад, то ки намояндагони ҳар як фурӯшанда метавонистанд ба саволҳои ба назди муштарӣ ирсолшуда ва шунида шаванд. Ин раванд дар раванди озмун ба таври одилона таъмин мегардад.
Ҳуҷҷати RFP бояд инчунин форматҳоро ба фурӯшандагоне, ки ҷавобгарии RFP доранд, муайян кунад. Агар ин муайян нагардад, ҷавобҳо фиристода мешаванд, ки дар шаклҳои гуногун ҳастанд ва имконияти муқоисаи дархостҳои фурӯшанда ғайриимкон аст. Намунаи ҷавоби он бояд аз ҷониби фурӯшанда дар ҳар як бахш, аз қабили нишонаҳо, барқарор кардани аъзоёни гурӯҳҳои эҳтимолӣ, ҳуҷҷат бо фурӯшандагон оид ба талабот ва формати нархгузорӣ муайян карда шавад. Агар ҳар як фурӯшанда ба шакли дурусти ҷавобҳо мутобиқат кунад, ин муқоисаи дархостҳоро осон мекунад.