Системаи пур кардани системаи шумо!
Вақти ташкили системаи файлии шумо хеле муҳим аст. Гарчанде ки ҳама кас мехоҳанд, ки идораи беғаразона дошта бошанд , воқеият ин аст, ки бисёре аз соҳибкорони хурд барои ҳифз кардани ҳуҷҷатҳои коғазӣ, бақияҳо , варақаҳо ва ғайра заруранд ва метавонанд ҳангоми зарурат онҳоро ба осонӣ гиранд.
Пешниҳоди эъломияҳо дуруст аст, махсусан муҳим аст; системаи ягонаи ғайриқонунӣ ё бесамар метавонад рӯзҳои кӯшиши иловагиро дар вақти андоз аз даромади иловашуда илова кунед, зеро шумо намехоҳед, ки аз андозҳои андоз аз сабаби андозҳои гумшуда сарфи назар карда шавад.
Ва агар бизнеси шумо ҳамеша санҷида шуда бошад ва шумо наметавонед ҳуҷҷатҳои заруриро барои дастгирии хароҷоти худ эмин дошта бошед, эҳтимолияти дархости шумо аз ҳад зиёд рад карда мешавад ва эъломияи андоз аз нав дида мешавад .
Ҳамчун соҳиби соҳиби тиҷорат , шумо бояд дар таблиғи зуд ва осон кор кунед . Гарчанде, ки системаи варақаҳои коғазии коғазӣ монеа эҷод кунад, он вазифаи нисбатан осон аст, ки аз ҷониби якчанд маслиҳатҳои муфид ва ҳиллаҳо осонтар карда мешавад.
Чӣ тавр Ташкил кардани системаи пуркунии шумо
(1) Дар муддати чанд дақиқа нишаст кунед ва дар куҷо пайдо кунед, ки шумо ба чизҳое, ки шумо мехоҳед ба назар гиред.
Ман ба савдогарони худ кор мекунам. Вақте ки ман аввалин системаи системаи файлиро сохтам, ман дар он ягон чиз надоштам. Вақте ки ман қуттиҳои, коғазҳои коғазӣ ё ҷӯяндаи манро ҷустуҷӯ менамудам, ин ҷои аввалини ман буд, ҳатто агар ман медонистам, ки он холӣ аст. Ҳамин тариқ, ман қуттиҳои, коғазҳои коғазӣ ва дромро дар онҷо гузоштам. Барои ман, он хонае буд, ки барои ин чизҳо буд.
Ҳар як шахс ба ин гуна муносибат наздик мешавад ва чӣ барои як коре кор мекунад, ки барои дигар кор намекунад. Якчанд дақиқа барои ҷойгиршавӣ дар коргоҳи асосӣ нишастед ва барои таҷҳизот, захираҳо ва файлҳо дастрас кунед. Ин ба шумо имконият медиҳад, ки ин чизҳоро барои шумо шахсан ба шумо пешниҳод намоед.
(2) Акнун, ки шумо медонед, ки шумо дар куҷо дастрасӣ пайдо мекунед, шумо бояд муайян кунед, ки оё системаи эфирии алифбо, рақамӣ ё мавзӯъ барои шумо беҳтар аст.
Чӣ тавр шумо коғазҳои худро ба категорияи вокунишҳо (яъне хароҷот, молиявӣ, маркетинг ) ташкил медиҳед?
Чӣ тавр шумо коркарди ҳуҷҷатҳои марбут ба хароҷоти тиҷорӣ, аз он ҷумла ҳисоботҳои бонкӣ, векселҳои коммуналӣ, хариди хароҷотҳои идоравӣ, мошинҳои нақлиёти автомобилӣ ва ғайра? Дар бораи маълумоти мизоҷон - оё шумо дар асоси номгўи мизоҷ ҷустуҷӯ мекунед? Бо рақами рамзӣ? Ин як қадами муҳим аст, зеро он муайян мекунад, ки чӣ тавр шумо системаи системавии худро пешниҳод мекунед. Пас аз он ки шумо кадом категорияҳоро истифода мебаред, қарор кунед, ки оё шумо минбаъд низ ба зергурӯҳҳо ниёз доред ва онро эҷод кунед. Пеш аз он, ки шумо барои системаи пардохти шумо харидани чизе кунед.
(3) Баъд, қариб ниёзҳои нигаҳдории худро муайян кунед.
Оё шумо шумораи зиёди файлҳоро, ки ба шумо дастрасӣ доранд, доред? Оё шумо танҳо файлҳои худро ҳар ҳафта дастрас мекунед? Ҷавобҳо, агар шумо ба дорандаи файли мизи корӣ, ду дӯконе, ки дар назди ҳуҷраи шумо ҷойгир аст, ё чор дӯкони иловагӣ дар болои ҳуҷра дошта бошед, муайян карда мешавад.
Бодиққат интихоб кунед. Ҳангоми ҷустуҷӯи хобгоҳҳо барои гирифтани розигии пешакӣ - харидани чизе, ки шумо ду маротиба файлҳои ба шумо фикр карданро доред, ба даст меоред. Ин шумораи шумори вақтҳоеро, ки шумо мехоҳед система кунед ва аз нав барқарор кунед.
(4) Инвеститсия дар системаи хуби баҳогузорӣ барои возеҳ ва дастрасии осон.
Қобилияти хондан ба варақаҳои файлӣ равшан аст, аммо равшантар дар тамаркузи шумо вақти зиёдтарро ба шумо тасаввур мекунад.
Аксари ширкатҳое, ки ба варақаҳо бастагиро пешниҳод мекунанд, шветҳоеро, Шумо метавонед яке аз системаҳои хурди эфирӣ, ки ҳоло метавонанд ба қуттиҳои почтаи алоҳида чоп кунанд, фикр кунед. Маводҳое, ки вазифаи дуҷониба иҷро мекунанд, одатан сармоягузори хирадманданд.
(5) Акнун шумо омодаед, ки папкаи файлро харад.
Беҳтарин сармоягузориҳо ба харидани ҷузвҳои рангаи рангҳо (боварӣ ҳосил кардани ҷадвалҳои пластикии пластикӣ) ва папкаҳои файли manila. Ҳуҷҷатҳои рангаи рангин барои ду сабабҳои беҳтарин:
- онҳо ба осонӣ дастрасанд
- онҳо таснифоти категорияҳоро эътироф мекунанд
Масалан, агар шумо ҳамаи файлҳои мизоҷи шуморо дар ҷузвдонҳои сиёҳ, маълумоти молиявӣ дар ҷузвдонҳои кабуд ва чизҳои марбут ба маркетинг дар ҷузвдонҳои сурх гузоред, шумо метавонед ба таври осонӣ дар куҷо ҷустуҷӯ кунед, ки ягон файлро ҷустуҷӯ кунед.
Беҳтарин беҳтарин аст
Принсипҳои KISS барои ташкили системаи файлӣ, ки осон барои истифода ва осон шудан бо онҳо хеле осон аст. Онро дӯст доред! Категорияҳои васеъ ба шумо имкон медиҳад, ки ба шумо осонтар ба файлҳои нав илова шавед ва зарурати навсозӣ ё азнавташкилкунии системаи файлии худро ба таври мунтазам бартараф карда шавад.
Онро осон нигоҳ доштан инчунин осонтар кардани замимаҳои коғазӣ ва рақамии рақамӣ ҳамчун қисми системаи идоракунии ҳуҷҷати шумо мебошад .
Қабл аз нопадид шудан мумкин аст
Агар шумо мекӯшед, ки бизнеси худро сабук кунед ва ба ҷои "Officeless Paperless" табдил диҳед, шумо метавонед ба ҳисобҳои хароҷот сканат кунед ва онҳоро бо маълумоти дигари ҳисоби рақамии худ нигоҳ доред. Баъзе аз барномаҳои нави болоии Барномаҳои нармафзори Cloud-ро бо ёрии барномаҳои мобилӣ, ки ба шумо имконияти гирифтани телефони мобилиро аз рамзи хариди телефон ва сабти он дар парвоз осон мекунад (нигаред ба Барномаҳои беҳтарин баҳисобгирии соҳибкорони хурди Канада ).
Дар хотир доред, ки нусхаҳои коғазӣ ё тасвирҳои рақамии хароҷоти хароҷот умуман ба Агентии Департаменти Канада (CRA), ба шарте ки онҳо ба таври дақиқ муайян карда шаванд. Агар не, КДА метавонад ҳуҷҷатҳои аслии ҳуҷҷатро дар давоми аудит ё дархости мунтазам барои ҳуҷҷатҳо талаб кунад, бинобар ин, аслӣ бояд ҳамеша дар вақти муқарраршуда нигоҳ дошта шавад. (Ба фикри ман, то чанд муддат ман бояд сабтҳои тиҷоратии худро нигоҳ дорам? Барои маълумоти бештар.)