Чӣ гуна сохтани системаи идоракунии ҳуҷҷатҳо барои тиҷорати хурд
Барои бисёре аз тиҷоратҳо, диққати идоракунии ҳуҷҷатҳо дар ташкил ва нигоҳдории ҳуҷҷатҳо қарор дорад. Онҳо мехоҳанд, ки ҳуҷҷатҳои худро дар роҳи ташкилшуда ва бехатар нигоҳ доранд, ки ҳанӯз ҳам ҳуҷҷатҳо барои осон дастрас аст.
Ин мақола ба шумо нишон медиҳад, ки чӣ гуна сохтани системаи идоракунии ҳуҷҷат, ки ин корро анҷом медиҳад.
Агар шумо "идоракунии ҳуҷҷатӣ" ба ягон гуна муҳаррики ҷустуҷӯӣ ворид шавед, шумо рӯйхати дарозмӯҳлати идоракунии ҳуҷҷатҳоро "ҳалли мушкилот" менависед, бисёр нармафзор ва барномаҳое, ки реквизитҳои дорои коғазҳои коғазӣ эълон мекунанд .
Бо вуҷуди ин, нармафзори идоракунии ҳуҷҷат ё барномаҳои менеҷмент барои беҳтар кардани идоракунии тиҷоратии шумо ба файлҳои электронӣ пешбинӣ шудааст . Масъала ин аст, ки бисёре аз соҳибкорони хурд бояд бо омехтаи маълумоти кӯҳна дар коғаз ва файлҳои электронӣ мубориза баранд ва дар баъзе ҳолатҳо, ҳиссаи маълумоти коғазӣ хеле калонтар аст.
Як ҳалли мушкилоти мавҷудияти муҳити омехтаи омехта барои истифодаи ҳуҷҷати расмии ҳуҷҷат барои истифодаи ҳамаи ҳуҷҷатҳои тиҷоратии шумо ба шакли электронӣ истифода мешавад. Аммо ин хеле гарон ва бисёр вақт барои тиҷорати хурд аст.
Хабари хуб аст, ки шумо метавонед асосҳои системаи идоракунии ҳуҷҷатҳоро бе хариди ягон нармафзори махсус ё аз тариқи тасвири аккумуляторӣ гузаред.
Система бояд маҷмӯи мураккаб бошад; шумо танҳо дар вақти банақшагирӣ ва татбиқи он вақт сарф мекунед.
Чӣ тавр сохтани системаи идоракунии ҳуҷҷатҳо
Сохтани системаи идоракунии ҳуҷҷатҳо се қадамро дар бар мегирад;
- ташкили нақшаи идоракунии ҳуҷҷат,
- татбиқи нақшаи идоракунии ҳуҷҷат,
- ва пас аз он тавассути.
Қадами аввал, ташкили нақша иборат аст аз ҷавоб ба ин чор савол:
Қоидаҳои ташкили ҳуҷҷатҳо кадомҳоянд?
Пардохтҳо , мактубҳои хотиррасонкунанда, хариди брошураҳо, почтаҳои электронӣ, почтаи электронӣ, варақаҳо , ҳисоботҳо - ҳисоботҳо - Ҳамаи корхонаҳо дар рафти амал ва нигоҳ доштани тиҷорат гуногун ҳуҷҷатҳои гуногун эҷод мекунанд. Ва чизҳоеро ташкил медиҳанд, ки ҳамаи корхонаҳо бояд қоидаҳоро барои ташкили ҳуҷҷатҳо муқаррар кунанд.
Масалан, шаҳодатномаҳои дохилӣ барои баъзе аз ҳуҷҷатҳои тиҷоратии стандартии шумо, ба монанди номаҳо ва ҳисобҳо, ва дар куҷо ҷойгир шудаанд?
Оё роҳнамои услубӣ дар дохили хона аст, ки бояд риоя шавад?
Оё ҳуҷҷатҳои нав бояд таърихи таърих ва / ё мӯҳтаво дошта бошанд?
Барои мубодила ё баррасии ҳуҷҷатҳо кадом тартибот бояд риоя шаванд?
Барои баъзе бизнесҳои хурд, танҳо нуқтаи офариниши ҳуҷҷат, ки мавзӯъҳо барои ҳуҷҷатҳои гуногуни тиҷоратӣ ва чӣ гуна истифода бурдани онҳо мебошад. Аммо агар дар ҳуҷҷатҳои тиҷоратии шумо дар соҳаи тиҷорати шумо якҷоя бошед, одамони гуногун дар бораи ҳамкорӣ, боздид ё навсозии ҳуҷҷатҳо ба шумо лозим меояд, ки чанд вақт сарф кунед, ки чӣ тавр ин корҳо барои таъмини самаранокӣ ва мутобиқат анҷом дода мешаванд.
Мо чӣ гуна ҳуҷҷатҳоеро захира карда метавонем?
Дар ин савол дар асл ду ҷиҳат вуҷуд дорад.
Якум, ҷанбаҳои ҷисмонии нигаҳдорӣ. Ҳатто агар бизнеси хурди шуморо дар варақаҳои варақгардонӣ нигоҳ дорад, хароҷоти марбут ба нигаҳдорӣ вуҷуд дорад; на танҳо арзиши биноҳои варақа, балки хароҷоти вақт, вақте ки шумо ва / ё кормандонатон ҳуҷҷатҳои довталабиро ба даст меоранд ё барои гирифтани он мераванд. Дар асл, хароҷоти бузургтарини марбут ба нигаҳдорӣ, барои аксари корхонаҳои хурди хурд, эҳтимолияти хароҷоти вақти талхе, вақте ки одамон ҷустуҷӯи ҳуҷҷатҳо доранд.
Ҷанбаи дуюми нигаҳдории ҳуҷҷатҳо ташкилӣ аст; Чӣ гуна ҳуҷҷатҳо ба ҷавобгарӣ кашида мешаванд? Калиди кушодани ҳуҷҷатҳо ин таҷрибаи хуби идоракунии файл мебошад.
Шумо инчунин бояд донед, ки чӣ тавр шумо ҳуҷҷатҳои арифмеоро ба даст меоред. Чӣ гуна шумо файлҳоро, ки аз санҷиш мегузаранд, ё танҳо ба системаҳои ҳуҷҷати ҳуҷҷатӣ бармегардонед, ба шумо пуштибонӣ мекунанд?
Дар оғози ҳар сол, масалан, ман ба воситаи файлҳои гуногуни корӣ дар компютери ман меравам, онҳоеро, ки ҳоло ҳозир нестанд, хомӯш карда, дар як сол ва / ё мавзӯи ишғол кардани навишташаклонро нависед.
Ин метавонад бо файлҳои коғазӣ сурат гирад; барои тоза кардани ҳуҷҷатҳои кӯҳна аз феҳристи файлҳо ва нишонаҳо мушкил нест ва бо номи "Old" дар сарлавҳа нависед. Баъзе нармафзор имконоти автоматӣ кардани автоматӣ пешниҳод мекунанд. Масалан, Microsoft Outlook ба шумо имкон медиҳад, ки почтаи кӯҳнаеро пеш баред.
Чӣ тавр гирифтани ҳуҷҷатҳои соддатар пайдо кардан мумкин аст?
Ин саволи калони системаи идоракунии ҳуҷҷати шумо мебошад. Дар пурсише, ки Leger Marketing барои Xerox Канада гузаронида шуд, соҳибони SMB ва менеҷерони маъруфи маъмулӣ гуфтаанд, ки ин хароҷотро дар муддати як соат дар як рӯз барои дарёфти ин ҳуҷҷатҳо (globeandmail.com) маблағи 2,152 доллар арзиш дорад.
Боз як бори дигар, таҷрибаҳои хуби таблиғот метавонанд дар роҳи ҳалли проблемаи тӯлонӣ роҳандозӣ шаванд. Намоиши мақолаҳои идоракунии маълумот дар ин саҳифа ба шумо оғоз меёбад. Агар шумо коре мекунед, ки ба таври мунтазам ба конвенсияҳои қатъӣ номбар кунед, масалан, ҳуҷҷатҳо барои дарёфти таблиғ осонтар аст.
Ва оё шумо як соҳиби ягона ҳастед, ки танҳо як соҳиби тиҷоратӣ бо коргарон кор мекунад , ман тавсия медиҳам, ки Рӯйхати Файлҳои Файлро тавзеҳ диҳед , ки ба он истифодабарандагоне, ки навъи муайяни файлҳоро мефиристанд ва дар куҷо ҳуҷҷатҳои алоҳида ба хотир меоранд. Агар тиҷорати шумо бештар аз ҳама бошад, фаромӯш накунед, ки оё ин файл дар системаи компютери шумо, сервери дохилӣ, дар болот ё дар шакли коғазӣ дар маҳалли ҷисмонӣ, масалан, хабардиҳии аризадиҳанда. Масалан, тасаввур кунед, ки шумо дар тиҷорати ман, тасвирҳо, видео ё ҳатто ҳатто коғазро истифода мебаред. Воридшавӣ дар рӯйхати Феҳристи Файлҳо метавонад:
Тасвирҳои рақамӣ / видео: компютер (ё сервер) - нусхаи E: / photos - файл дар ҷузвдони мавзӯъ
Суратхои квитанӣ: варақаи варақҳо 3 - Суратҳо - alpha ба мавзӯъ
Шабакаҳои брелок ё абрро бояд дар асоси мундариҷа қайд карда шаванд, ки онҳо бояд сабтҳои камераро гиранд.
Чӣ тавр мо метавонем ҳуҷҷатҳои худро бехатар созем?
Хати аввалини муҳофизатӣ барои амнияти ҳуҷҷат физикӣ биноҳои тиҷоратиро ба даст меорад . Ҳамаи корхонаҳо бояд системаҳои амниятӣ, аз қабили системаҳои ҳушдор, насб кунанд, ҳатто корхонаҳои тиҷоратӣ бошанд .
Соҳибкорон инчунин метавонанд ё ба сармоягузорӣ ба дигар дастгоҳҳои амниятӣ, ба монанди сутунҳои тиреза / оҳан, камераҳои амниятӣ ва / ё хадамоти патрулӣ мехоҳанд. Шумо метавонед ҳар вақти эҷоди эҷоди паролҳо ва файлҳои рамзиро дар кӯшиши муҳофизат кардани файлҳои электронӣ сарф кунед, лекин он хеле муҳим нест, агар касе метавонад танҳо дар компютери шумо ва драйвери доимӣ ҷустуҷӯ кунад.
Ҳамаи кафедраҳои кафшерӣ бояд кафолат дода шаванд ва баъд аз соати корӣ баста шаванд (ва дар вақти хӯрокхӯрӣ баста шавад, агар ягон кас боварӣ дошта бошад, ки дар наздикии наздикӣ) бошад.
Тартиботи амниятии амнияти электронӣ барои ҳуҷҷатҳои электронӣ якҷоя кардани ҳуҷҷатҳои мунтазам ва нигоҳ доштани ҳуҷҷат дар ҷойе ғайр аз диски сахт, ки дар он ҳуҷҷатҳои аслӣ ҷойгиранд. Ғайр аз макон беҳтарин барои муҳофизат кардани маълумотҳои тиҷоратии шумо аз офатҳои табиӣ аст, аммо боз як сабаби дигар аст, ки чаро абр барои бизнес беҳтарин аст .
Корҳои хурд бо ҳамшираҳои шафқат ё кормандони муштараки як шабакаи компютерӣ метавонанд инчунин баъзе маҳдудиятҳои дастрасиро маҳдуд кунанд, то ки онҳо танҳо захираҳои шабакаро истифода баранд ё бинанд. Масалан, шумо метавонед як феҳристи шабака ё платформаи паҳнкунандаи номи "Accounting" дошта бошед, ки ба идоракунӣ маҳдуд аст. Ҳатто агар истифодабаранда дастрасӣ ба захираҳо, ба монанди ариза, ҳуҷҷатҳои махсус метавонад парол муҳофизат карда шавад. Мундариҷаи ҳуҷҷатҳо инчунин метавонанд шифргузори карда шаванд, ки он танҳо ба онҳое, ки калиди рамзии лозимиро доранд, дастрас карда метавонанд.
Маблағи коргар ба амнияти иттилоотӣ таҳдид мекунад. Корхонаҳои хурд бо кормандон бояд санҷиши факсро баҳо диҳанд ва гирифтани чекҳои аслиро оид ба коргарон дар соҳаи сиёсат таъмин намоянд.
Системаи идоракунии ҳуҷҷати шумо
Пас аз он ки шумо ба саволҳои дар боло зикршуда ҳуҷҷати идоракунии ҳуҷҷатро тартиб диҳед, шумо омода ҳастед, ки онро амалӣ созед ва боварӣ ҳосил кунед, ки ҳамаи кормандон маълумоти муфассали системаи идоракунии ҳуҷҷати тиҷории шуморо медонанд ва ҳангоми тартиб додан, нигоҳ доштан ва гирифтани ҳуҷҷатҳо риоя мекунанд.
Ҳамчунин шумо бояд боварӣ дошта бошед, ки ҳар касе, ки дар ҳуҷҷатҳои худ дар ҳуҷҷатҳои электронӣ дастрасӣ ва истифодаи худро дорад, ба амал бароварда мешавад, ба монанди ному насаб ва ҳуҷҷатгузории дурустии ҳуҷҷатҳо. Санҷиши нуқта ба таври доимӣ барои санҷидани он ки оё файлҳои мушаххас метавонанд осон пайдо шаванд ва аз беэҳтиётӣ гумроҳ шаванд.
Шумо метавонед як системаи идоракунии ҳуҷҷатро дар як рӯз муқаррар созед, вале онро дар муддати муваққатан татбиқ намоед, калиди муваффақияти он. Фароҳам овардани мукофотҳо хеле калон аст - имконияти дарёфти он чизеро, ки шумо мехоҳед пайдо кунед, вақте ки шумо мехоҳед онро ва сулҳдӯстӣ пайдо кунед.