Маслиҳатҳои идоракунии файл барои файлҳои рақамӣ
Илова ба сабт кардани ҳуҷҷатҳои маҳаллӣ дар литсейҳо, ноутбукҳо ё дастгоҳҳои мобилӣ, бештар ва бештар тиҷоратӣ истифодабарандаро барои барномаҳои асосии тиҷорӣ ва сабти файл истифода мебаранд. ( Ниҳоят, то чӣ андоза фарохмаҷрои Cloud Cloud барои бизнесҳои хурд ва 5 камбудиҳои компютерии бодиққат. )
Масъалаи минбаъд мушкилоти нигаҳдории зарурӣ барои бисёре аз корхонаҳо барои мубодилаи ҳуҷҷатҳои байни кормандон мебошад .
Дар идораи мазкур маъмулан бо истифода аз сервери файл ё шабакаи замимагардии замимашуда (NAS) анҷом дода мешавад. Агар дастрасии мобилии муштарак зарур бошад, ҳуҷҷатҳо метавонанд дар остона нигоҳ дошта шаванд ва бо додани иҷозатҳои дастрасӣ ҳамроҳ шаванд. Натиҷаи ҳамаи ин метавонад шабонарӯзии идоракунии файлро бо баъзе ҳуҷҷатҳои шахсии дар абр ва дар баъзе маҳалҳо нигоҳ дошташуда, ҳатто ҳатто ҳуҷҷатҳои шахсӣ танҳо дар як ҷой ё дар дигар захира карда шаванд.
Ташкилот калиди идоракунии электронии файл мебошад
Дар куҷо ҳуҷҷатҳои дар он ҷой сабтшуда муҳим аст, ки онҳоро мунтазам тартиб диҳанд ва навсозӣ кунанд. Ҳадафи идоракунии файлҳои электронӣ таъмин кардани он, ки шумо метавонед ҷустуҷӯ кунед, ки шумо ҷустуҷӯ кунед, ҳатто агар шумо онро дар тӯли солҳо пас аз он офарида бошед.
Аксари коргарони тиҷоратӣ дар як вақт ё дар дигар ҳолат қарор доранд, ки даъвои муштарӣ доранд ва наметавонанд зудтар ҳуҷҷатҳои дахлдори муштариёнро пайдо кунанд.
Ҳамин тавр, дар айни замон, дар ҷашнвора ба кӯшиши дарёфти ҳуҷҷатҳои марбут ба суратҳисобкунанда ё ҳатто бадтар, андозгиранда кӯшиш мекунад .
Ташкилоти дахлдори ҳуҷҷатҳои рақамӣ дар шароити муҳити таблиғотӣ махсусан муҳим аст - агар яке аз кормандони шумо бетаъхир (муваққатан ё доимӣ!) Шумо бояд ба осонӣ дастрасии ягон ҳуҷҷате, ки аз ҷониби он шахс таъсис ё идора карда шудааст, тавонед.
(Фаромӯш накунед, ки талафоти эҳтимолии мушкилот бо коргарони ношинос ва коргарони роҳ як сабаби дигари муҳофизати маълумоти тиҷоратии шумо мебошад. Нигоҳ кунед 6 Қоидаҳои ҳифзи маълумотҳои тиҷоратӣ ).
Ин маслиҳатҳои идоракунии файл ба шумо кӯмак мерасонанд, ки файлҳои шуморо дастрас кунанд:
1. Файлҳои барномаро барои файлҳои барномавӣ насб кунед.
Ҳангоми насб кардани барномаҳои барнома, маконҳои феълии файлро истифода баред. Дар Windows, файлҳои барномаи конвенсияи анҷуман таҳти сарлавҳаи "Drive Letter:" -> Directory Directory. Ҷойгиркунии барномаҳо дар ҷойҳои дигар фарогирӣ ва нолозим аст.
2. Як ҷой барои ҳама ҳуҷҷатҳо.
Ҳамаи ҳуҷҷатҳоеро, ки дар ҷузвдони решаи "реша" ҷойгиранд, ҷойгир кунед Барои як корбари ягона дар муҳити Windows ҷойгиршавии феҳрист My Folder My Documents.
Дар муҳити мубодилаи файл, кӯшиш кунед, ки ҳамин тавр кунед. Сохтани як феҳристи решаи ягона (номи "Ҳуҷҷатҳои муштарак" номида мешавад) ва ҳамаи ҳуҷҷатҳо дар зергурӯҳҳо дар ҷузвдони решавӣ нигоҳ дошта мешаванд. Мувофиқи ҳамаи ҳуҷҷатҳои электронӣ дорои макони ягона барои осонтар кардани ҷойҳо ва захираҳои нусхабардорӣ ва архив мебошад.
3. Сохтани ҷузвдонҳо дар сатри мантиқӣ.
Инҳо коғазҳои қоғази компютерии худро доранд, то ки сухан бигӯянд. Забони оддӣ барои номнавис кардани ҷузвдонҳо истифода баред; шумо намехоҳед, ки ин рӯйхати ҷузваҳоро дар оянда ба назар гиред ва шумо фикр мекунед, ки чӣ гуна "TFK" ё чизҳои дигари кӯтоҳмуддати ҷолибе, ки шумо онро мефаҳмед.
4. Ҳуҷҷатҳои лона дар дохили ҷузвдонҳо.
Ҳангоми зарурат дар ҷузъҳои асосии ҷузвдонҳо эҷод кунед. Масалан, як пакети ном " Пардохтҳо " метавонанд ҷузвҳои "2018", "2017" ва "2016" -ро дар бар гиранд. Феҳристи номи мушаххас метавонад муштариёни ҷузвҳои "маълумотҳои муштариён" ва "мукотиба" -ро дар бар гирад. Мақсад ин аст, ки ҳар як феҳрист дар феҳристе дошта бошад, ки дар он рӯйхати файлҳои ятимиро дар рӯйхат дошта бошад.
Бо вуҷуди ин, сохторҳои пакетҳои комплексии катализаториро катъ накунед. Дар куҷо имконпазир будани номи файлҳои феҳристро истифода баред.
5. Рӯйхати номҳои файлро риоя кунед.
Баъзе системаҳои оператсионӣ (ба монанди Unix) ба ҷойҳои файл ё феҳрист иҷозат намедиҳанд, аз ин рӯ, агар муҳити компютерии шумо якхела бошанд. Баръакс, ба зергурӯҳҳо ҳамчун бимдиҳанда истифода кунед (масалан, Doe_John_Proposal.doc.) Дигар аломатҳои монанди /? <> \: * | "^ Дар файлҳо ё папкаҳо дар Windows низ манъ аст.
Номи файлҳои тасодуфӣ барои шинохтан ва бозсозӣ осон аст, аммо онҳое, ки дар болои файлҳои файлҳо / рамзҳо истифода мешаванд, дорои дарозии дарозе ҳастанд, ки дар байни системаҳои оператсионӣ фарқ мекунанд. Дар Windows дарозии ниҳоии пурраи роҳи парванда (масалан, мактаби гардиш + номҳои ҷузвдон + номи файл) 260 аломат аст. Ҳар гуна имконпазир, масалан, Январ барои Январ ё Корпора барои Корпартои умумӣ истифода баред.
6. Махсусан.
Агар файлҳои мантиқии мантиқӣ, номҳои мушаххас диҳанд ва санаи дар феҳристи файлҳо мавҷудбударо дар бар гиранд Ҳадафи он вақте, ки номҳои файлҳо қодиранд, ки чӣ гуна файлро дар бораи кушодани он ва назар гиранд, бигӯед. Пас, агар ин ҳуҷҷат ба муштарӣ ёдрас кунад, ки пардохти қарз дер аст, онро ба монанди "overdue_20180115" бигӯед; на аз чизе монанди "нома". Чӣ тавр шумо медонед, ки нома бе кушодани он аст?
Агар шумо файлҳои худро тавассути почтаи электронӣ ё дастгоҳҳои дастгиркунӣ мубодила кунед, шумо метавонед номи файлро иттилооти мушаххасро дар бар гиред, чунки маълумоти папкаро бо файли мубодила ҳамроҳ карда намешавад. Масалан, агар ҳуҷҷати шумо дар ҳуҷҷатҳои манобеъи "Пардохтҳо" -ҳои 2017 / Customers \ Doe_John_20180416.doc дошта бошед ва парванда ирсол ё фиристода мешавад, ки ҳамаи гирандаҳо мебинед Doe_John_20170416.doc аст ва наметавонад аз он хабаре, ки муштарӣ аст суратҳисоб бе кушодани он.
7. Вақте ки шумо меравед.
Вақти беҳтарини парванда кардани ҳуҷҷат ин аст, ки шумо аввал онро офаред. Пас, ба одати истифода бурдани "Захираи ҳамчун" қуттии муколамаро барои сабт кардани ҳуҷҷати худ, инчунин номи он, онро ба ҷойи дуруст дар ҷои аввал гузоред.
8. Ба файлҳои худ барои осонии шумо нависед.
Агар феҳристҳо ё файлҳоеро истифода кунед, ки шумо онҳоро истифода мебаред, онҳоро ба рӯйхати файлҳо бо тағир додани онҳо бо онҳо зада метавонед! ё AA дар ибтидои номи файли.
9. Файлҳои мунтазамро сабт кунед.
Баъзе чизҳое, ки сола мебошанд, дар мисоли папкаи "Пардохтҳо", ки дар боло зикр шудаанд, маълуманд. Агар ин набошад, ҷузвҳои қаблӣ бо тариқи тоза кардани файлҳои кӯҳна пӯшед.
То он даме, ки шумо комилан боварӣ доред, ки ҳеҷ гоҳ ба файл ниёз надоред, файлҳои алоқамандро нест кунед. Ба ҷои ин, дар маҷмӯи асосии ҷузвдонҳо дар ҷузвдони реши худ, папкаи "Old" ё "Inactive" -ро эҷод кунед ва файлҳои кӯҳнаро ба он вақте,
( Кадом вақт шумо бояд сабтҳои тиҷоратиро барои CRA ё IRS нигоҳ доред? Шарҳ медиҳад, ки то чӣ андоза шумо бояд сабтҳои бизнесро барои иҷрои вазифаҳои андозии худ нигоҳ доред.)
10. Файлҳои мунтазам барқарор кунед.
Новобаста аз он ки шумо файлҳои худро ба воситаи дигар ронандаҳо ё воҳиди нусхабардорӣ нусхабардорӣ карда истодаед, зарур аст, ки муқаррар ва пайравӣ кардани реҷаи мунтазам. Нигаред ба 3 марҳила барои системаи пурборсозии захираҳо .
Идоракунии хуби файл ба шумо чӣ осон аст
Идоракунии ҳуҷҷатҳои электронӣ бояд як қисми стратегияи идоракунии ҳуҷҷатӣ барои тиҷорати шумо бошад. Нақшаи идоракунии дурусти ҳуҷҷат бояд тамоми ҷабҳаҳои идоракунии ҳуҷҷатҳо, аз ҷумла нигоҳдорӣ, бозсозӣ, захираҳо ва амниятро дар бар гирад.
Функсияҳои ҷустуҷӯӣ чизи аҷибест, вале ҳеҷ гоҳ ба осонӣ натавонед, ки мустақиман ба ҷузвдон ё файл табдил ёбад. Агар шумо ин маслиҳатҳои идоракунии файлро ба таври доимӣ риоя кунед, ҳатто агар шумо намедонед, ки ягон чизи муайянро медонед, шумо медонед, ки дар куҷо бояд бошад - як бартарии бузург ҳангоми пайдо кардани он чиро, ки шумо ҷустуҷӯ мекунед. Қоидаҳои идоракунии файлҳо вақт ва пулҳои тиҷорати худро захира мекунанд .