Барои бисёре аз тиҷоратҳо, хазинаҳои пардохтии депутат, агар чизе нодуруст бошад, таваҷҷуҳи зиёд ба даст намеояд. Бо вуҷуди ин, аз ҳисоби ҳисобҳои пардохташуда, ки хеле хуб аст, аз даст меравад. Баръакс, мушкилоте вуҷуд дорад, ки метавонанд аз як чизи аз ҳад зиёди он маҳрум шаванд. Ин кафедра аксар вақт ба иқтидори тиҷоратии тиҷорӣ таъсири бузург дорад ва имкон дорад, ки аз истифодаи шартномаҳои пардохт бо таъминкунандагон ба даст оварда шавад ё дастнорас бошад.
Шӯъбаҳои пардохти хуби шӯъба бояд кафолат дода шавад, ки тахфифҳои андоза ва нархи барвақти пардохт ва инчунин муайян кардани роҳи беҳтарини пӯшонидани пули нақд барои хариди дигар барои хароҷот ва сармоягузориҳо имкон медиҳанд. Ин кафедра инчунин бояд кафолат диҳад, ки таъминкунандагон ӯҳдадориҳои худро дар асоси шартномаҳо ва қарордодҳо иҷро мекунанд, бинобар ин, агар ҳаҷми ё сифат мутобиқ набошад, масъалаҳо ҳал карда мешаванд ва тадбирҳои ислоҳталабона андешида мешаванд.
Ҳисобҳои муштарак
Гарчанде ки имкониятҳои зиёд барои харҷ кардани хароҷот ва озод кардани пули нақд вуҷуд доранд, як қатор монеаҳо вуҷуд доранд, ки корхонаҳо ҳангоми муваффақ шудан ба ҳадафҳои мазкур рӯ ба рӯ мешаванд. Таҳқиқоти "Canon Payment Optimizing Accounts 2014" нишон дод, ки коркарди коғаз яке аз сарчашмаҳои бузургтарини проблемаҳо барои бисёр ташкилотҳо мебошад, ки он вақт барои қабули коғазҳои коғазӣ ҳамчун бузургтарин масъала аст.
Дигар сарчашмаҳои асосии нигарониҳо буданд:
- Таъмини пардохтҳо дар вақти муқарраршуда
- Мубодилаи раванди тасдиқи ҳисобнома
- Шартҳои беҳтаринро бо таъминкунандагон таъмин кунед ва боварӣ ҳосил кунед, ки ӯҳдадориҳо дар ҳар ду ҷониб мувофиқанд
- Бо фарогирии гуногунсозиҳои таъминкунанда ва ҳисобҳои ҳисоботӣ
- Ҳуҷҷат ва тафтиши амнияти маълумот ва амалиётҳо
Бисёре аз масъалаҳое, ки дар рӯйхат оварда шудаанд, бадтар шудаанд ё бо такя ба коғази коғазӣ офарида шудаанд. Коркарди коғазҳои қиматбаҳо дар бисёр ташкилотҳо, ки боиси пардохти саривақтӣ ва ё бесифат мегарданд, мушкилоти заиф аст. Илова бар ин, дар ҳоле, ки як қатор бизнесҳо рақамӣ кардани кори коғазҳои қиматбаҳоро тақозо мекунанд, аксарияти таъминкунандагон ҳоло ҳам хароҷоти почтаи электронӣ ё фиристодани факсро доранд.
Аксарияти корхонаҳои хурди коркарди ҳуҷҷатҳои пардохтии корпоративиро идора мекунанд, ва бисёре аз ин кор ба таври дастӣ анҷом дода мешавад. Азбаски якчанд таъминкунандагон ба ҳисобҳои электронӣ интиқол дода шудаанд, аксар ташкилотҳо маблағҳои зиёдеро ба даст меоранд, ки ба даст овардани маълумот ва ташаккул додани нусхаҳои рақамии ҳуҷҷатҳо.
Истифодаи ҳуҷҷатҳои коғазӣ зудтар раванди тасдиқи фактураро зудтар мекунад, чунки нусхаҳо бояд ба аъзоёни дахлдори идоракунӣ барои баррасии он расонда шаванд. Вақте, ки коркарди коғаз ба осонӣ дастрас нест ва ё дар шакли рақамӣ дастрас нест, ин таҳлили маълумотро таҳлил ва кафолат медиҳад, ки созишномаҳои беҳтарини пардохти музд ба даст оварда шудаанд ва ӯҳдадориҳо иҷро мешаванд. Дар вақти барвақт ва шартҳои пешпардохти пардохтҳо ба осонӣ талаф мешаванд, агар бизнесҳо ҳангоми зарурат пардохтҳоро пардохт карда наметавонанд, бинобар ин масъалаҳои вобаста ба коркарди коғазҳо метавонанд арзиш дошта бошанд.
Беҳтарсозӣ ва такмили ихтисос
Бо дарназардошти он, ки як қатор масъалаҳои марбут ба дурустии ҳисобҳои шахсони воқеии ҳисоббаробаркуниҳо аз як сабабҳои решавӣ ба вуҷуд омадаанд, як қатор тағйиротҳое мавҷуданд, ки ташкилотҳо метавонанд дар як муддат ғамхорӣ кунанд. Яке аз роҳҳои самараноктаре, ки тиҷоратон метавонанд ба ҳисобҳои худ пардохти ҳисобҳои пардохтҳои зеринро баҳо диҳанд:
- Тасвири симои объекти тасвириро барои рақам кардани коғазҳо истифода кунед
- Аз порталҳои онлайн истифода баред, ки ба таъминкунандагон дастрас аст
- Ташкили коркардҳои идоракунӣ
OCR
Гарчанде ки бисёре аз ширкатҳо мунтазам аз сканнерҳо барои эҷоди нусхаҳои нусхаҳои кортҳои коғазӣ истифода мебаранд, ин одатан танҳо як воҳиди ҳуҷҷате, ки дар компютер сабт шудааст, иборат аст. Ин маънои онро дорад, ки иттилоот бояд ба таври махфӣ ба як базаи маълумотҳо ворид карда шавад, ва агар талафоти сабти он камтар аз он бошад, он вақт вақти зиёд мегирад.
Намуди рақамии объект, ё OCR, як ҳуҷҷатро ҷустуҷӯ мекунад ва аз он маълумотро мегирад. Ин маълумот метавонад ба таври автоматӣ ба пойгоҳи додаҳо ё ҷадвалбанд илова карда шавад. Раванди OCR ба коҳиш додани хатогиҳои дастнависии маълумотҳо ёрӣ мерасонад ва имконият медиҳад, ки иттилоотро ба зудӣ ба кор даровардан гирад. OCR дар як вақт барои корманд кор мекунад, вақте ки ҳуҷҷат барои эҷоди файли тасвириро ҷустуҷӯ мекунад, ва умуман ягон қадамҳои иловагӣ талаб намекунад. Per Gartner, ташкилотҳое доранд, ки метавонанд 80% ё бештар аз музди меҳнати худро бидуни корманд ба таври мустақим ҷалб кунанд.
Порталҳои таҳвилкунанда
Баланд кардани раванди ворид намудани ҳисобҳо ва маълумот ба системаи марказонидашуда метавонад ба бизнес имконият диҳад, ки порталҳои онлайнеро таъсис диҳад ё истифода барад, ки ба тиҷорат ва таъминкунандагони он имкон медиҳад, ки фармоишҳоро назорат кунад, ба ҳисоб гирад ва бинанд, ки ҳангоми пардохтҳо чӣ мешавад. Ин маълумот ба як қатор шахсони воқеӣ дар созмон кӯмак расонида метавонад, ки кафолати пардохти кафедра дуруст назорат мекунад ва он метавонад ба суръатбахшии вақти ҳисоб барои қабули ҳисобот мусоидат намояд. Пардохткунандагони дастрасӣ ба портал имкон медиҳад, ки ин корхонаҳо ба хароҷот ва пули нақд пешниҳод кунанд, инчунин аз ҳама гуна масъалаҳои марбут ба захираҳои гирифташуда ё даъвогарӣ огоҳ бошанд.
Ташкили кор ва ҷараёни кор
Аммо ташкилот ташкилоти қарзӣ қарор мекунад, ки кӯшишҳои идоракунии иттилоотии онҳоро идора кунад, зарур аст, ки раванди идоракунии ҳисобҳо ва пардохтҳо вуҷуд дошта бошад. Ин ба бизнес имкон медиҳад, ки амалиётҳо кор кунанд ва алтернативаеро тағйир диҳанд, агар онҳо ба таври назаррас ё ба хатоҳо ё таъхирот оварда расанд. Мувофиқи Deloitte, ин равандҳо бояд чиро тафтиш кунанд, ки чекҳои пардохти ҳисобкардашуда ҳангоми гирифтани ҳисобнома, чӣ гуна маълумотро ворид ва мубодила ва кадом раванд барои қабули хароҷотҳо тасдиқ карда мешавад. Ҳамчунин роҳнамо барои муайян кардани роҳҳои беҳтарини мубориза бо пардохти намудҳои гуногуни таъминкунандагон бояд бошад.
Гарчанде ки бисёр провайдерҳо дар давоми 30 ё 90 рӯз ба маблағи тахфиф пардохт мекунанд, он метавонад ба нархгузорӣ нарасад, агар ин корро аз ҳисоби пули нақд манъ кунад. Инчунин зарур аст, ки роҳе барои тафтиш кардани он, ки ҳам ширкат ва ҳам провайдерҳо таслими қарордод ё созишнома мебошанд, ҷавобгӯ бошанд. Ташкили ҷараёни кор барои ҳалли ин масъалаҳо метавонанд ба ташкилотҳо ба интихоби дуруст кӯмак расонанд.
Ҳангоми таъминкунандагон сари вақт, миқдори кофӣ ё миқдори зарурии захираҳо расонида намешаванд, ширкатҳо метавонанд мӯҳтоҷонро то ҳалли қарзҳо пардохт накунанд. Дар ин ҳолат, вақте ки ин масъалаҳо ба миён хоҳанд омад, бояд дар амалисозии он бояд чӣ кор кунад. Илова бар ин, пардохтҳо ба молрасонҳо низ бояд сари вақт ба хотири пешгирӣ кардани тахфифҳо ё ҷазои қатл барои пардохти саривақтӣ анҷом дода шаванд. Ҳар як созишнома оид ба таҳвил бояд тағйирот ва навсозӣ карда шавад, ва равандҳо бояд кафолат диҳанд, ки ҳар як ҳисоб дуруст сурат мегирад.
Эҷоди ҷараёнҳои корӣ инчунин метавонад ба ширкат кӯмак расонад:
Ошкоркунӣ
Ҳисоб кардани рақамҳо, иҷро кардани OCR ва истифодаи порталҳое, ки таъминкунандагони дастрасӣ метавонанд чизеро, ки барои тиҷорати хурд заруранд, набошад, вале ташкилотҳо набояд фикр кунанд, ки хароҷот пеш аз соҳиб шудан ба онҳо имконият медиҳад, ки пешрафти худро аз даст диҳанд. Дар ҳоле, ки арзиши сохтани системаҳои электронӣ метавонад барои бисёре аз ташкилотҳои хурду миёна хеле монеа шавад, ин кор дар хона бисёр вақт зарур нест. Якчанд провайдерҳои сеюм вуҷуд доранд, ки ташкилотҳо метавонанд ин вазифаҳоро ба даст оранд. Ташкилотҳо метавонанд барои ҳама чизҳо аз таъсис додани раванди OCR барои кӯмак ба ширкатҳо барои таҳияи қарордодҳои маҳсулот кӯмак расонанд.
Гарчанде ки ташкилотҳо наметавонанд хароҷоти амалисозии системаҳои гуногуни IT-ро дар худ дошта бошанд, онҳое, ки сеюмашонро идора мекунанд, аксар вақт дастрасанд. Соҳибкорон бояд ба хароҷоти истифодаи берун аз ҳудудҳо муқоиса кунанд, ки ин системаҳоро аз ҳисоби пасандозҳои эҳтимолӣ ва арзиши озодии пули нақд фарқ кунанд, аммо берун аз захираҳо имкон медиҳад, ки ташкилотҳо аз технология ва системаҳое, ки одатан хеле гарон хоҳанд буд, имконпазиранд.
- Боварӣ аз он, ки фармоишҳои харид барои ҳар як тартибот нав карда мешаванд
- Боварӣ ҳосил намоед, ки хариди хариди маҳсулот ба даст омадааст ва ба шартномаҳои шартномавӣ мувофиқ аст
- Санҷишҳоро сабт кунед, ки пардохтҳо пардохт карда шаванд, ки онҳо дар вақташ сурат гирифтаанд ва онҳо такрор намешаванд
- Муайян кардани усули беҳтарини пардохти ҳисобҳо, аз он ҷумла ба воситаи EFT ё кортҳои кредитӣ, барои кам кардани маблағи пардохт